Wie Lange Zurück Kann Man Steuererklärung Machen

Das Wichtigste in Kürze

Für immer. Ausweise, Pässe, Heirats- und Scheidungsurkunden, Altersvorsorge, Sozialversicherungsausweis, Testament und Erbschein. All das gehört zu den Dokumenten, die sie ein Leben lang oder noch länger aufbewahren sollten. Wie Sie verlorene Dokumente wiederbeschaffen können, beschreiben wir im Abschnitt ROT: Diese Dokumente niemals wegschmeißen.

Für die Tonne. Nach einer bestimmten Zeit wegwerfen können Sie hingegen Steuerbelege, alte Arbeitsverträge, Handwerkerrechnungen oder Versicherungspolicen. Welche Fristen im Einzelnen gelten, beschreiben wir im Abschnitt GELB: Diese Dokumente eine Zeit lang aufheben. Für Selbstständige wie Freiberufler und Gewerbetreibende gelten andere, meist längere Aufbewahrungsfristen als für Privatleute. Unser Special richtet sich an letztere.

Notfallordner anlegen

Damit Angehörige in einem Notfall wichtige Dokumente schnell finden, hilft ein Notfallordner, der an einem vereinbarten Platz deponiert ist. Er sollte Regelungen wie Patientenverfügung, Vorsorgevollmacht und Testament enthalten, aber auch eine Liste der Versicherungen, Bankkonten und der wichtigsten laufenden Verträge.

ROT: Diese Dokumente niemals wegschmeißen

Dokumente aufbewahren - Welche Fristen gelten – und wie Sie Ordnung halten — © iStockphoto / Aradan

Zu den Unterlagen, die Sie niemals wegwerfen sollten, gehören etwa Geburtsurkunden, Erbscheine und Heiratsurkunden, aber auch Scheidungsbeschlüsse und Meldungen zur Sozialversicherung.

Ausweise und Pässe

Wie lange? Für immer. Wegen der Ausweispflicht muss jeder ein Leben lang einen aktuellen Personalausweis haben. Er muss alle zehn Jahre erneuert werden. Bis zum 24. Lebensjahr gilt das Papier nur sechs Jahre lang.

Wofür? Personen ab 16 Jahren müssen in Deutschland einen Personalausweis besitzen. Er dient dem Identitätsnachweis etwa für eine Kontoeröffnung. Einen Reisepass benötigt man nur für Reisen außerhalb der Europäischen Union (EU). Ein Kinderreisepass ist für alleinreisende Kinder auch innerhalb der EU nötig. Das gilt auch, wenn ein Elternteil alleine mit dem Kind verreist und die Eltern geschieden und beide sorgeberechtigt sind.

Im Original? Ausweisinhaber dürfen Kopien anfertigen, wenn diese als solche erkennbar sind. Mit Zustimmung des Ausweisinhabers oder dessen Vormunds darf auch ein Dritter eine Kopie machen, etwa der Bankangestellte. Nur der Ausweisinhaber darf eine Kopie weitergeben.

Verloren? Wer Ausweis oder Pass verliert, muss den Verlust bei Polizei oder Bürgeramt melden. Einen vorläufigen Ausweis gibt es im Bürgerbüro sofort – gegen 26 Euro. Reguläre Kinderausweise kosten 13 Euro, Personalausweise ab 24 Jahren 28,80 Euro und Standard-Reisepässe 60 Euro. Wer das 24. Lebensjahr noch nicht vollendet hat, zahlt 37,50 für den Reisepass. Eine Gebührenübersicht findet sich auf der Website des Bundesinnenministeriums. Wer keinen Personalausweis vorzeigen kann, muss mit einer Geldbuße bis zu 3 000 Euro rechnen.

Geburtsurkunde

Wie lange? Ein Leben lang.

Wofür? Die Geburtsurkunde belegt Vornamen (und deren Reihenfolge), Geburtsdatum und Geburtsortsort eines Menschen, sowie die Namen der Eltern. Sie ist nötig für den ersten Ausweis, die Anmeldung zur Eheschließung und den Rentenantrag. Die Geburtsurkunde der Kinder brauchen Eltern für Elterngeldantrag, Kinderfreibetrag, Kindergeld und um ihr Kind bei der Krankenversicherung anzumelden. Außerdem für einen Kitaplatz, ein Kinderkonto und für den Nachweis von Kindererziehungszeiten bei der Rente.

Im Original? Für alle behördlichen Zwecke muss es das Original sein. Von sogenannten „Personenstandsurkunden" darf keine beglaubigte Kopie mit aktuellem Datum erstellt werden. Vereine oder Arbeitgeber akzeptieren häufig eine Kopie.

Verloren? Die Urkunde gibt es beim Standesamt im Geburtsort, sie kann meist direkt mitgenommen werden. Die Stadt Düsseldorf etwa hebt Geburtseinträge 110 Jahre lang auf. Seit 2009 existiert ein elektronisches Register, auf das auch andere Standesämter zugreifen können. In vielen Städten können die Urkunden auch online, per Fax oder per Post beantragt werden.

Heiratsurkunde

Wie lange? Die Heiratsurkunde ist eines der Dokumente, die ein Leben lang aufzubewahren sind, in der Regel im Familienstammbuch. Dieses Buch wird am Tag der Eheschließung oder Lebenspartnerschaft überreicht. Es dient dazu, die beglaubigten Abschriften der staatlichen Personenstandsbücher beziehungsweise des Personenstandsregisters aufzuheben, etwa auch Geburtsurkunden.

Wofür? Sie muss gegebenenfalls dem Standesamt vorgelegt werden, um den neuen Familiennamen zu dokumentieren. Oder dem Chef, der Hochzeits-Sonderurlaub gewähren soll. Ebenso für neue Ausweispapiere oder die Umschreibung von Bankkonten oder Versicherungspolicen. Beim Finanzamt müssen Ehepaare die Urkunde vorlegen, um ihre Steuerklasse wechseln zu können. Stirbt ein Ehegatte, ist die Vorlage einer Geburtsurkunde notwendig, damit die Behörden Sterbeurkunde und Erbschein ausstellen können.

Im Original? Ob eine Kopie oder das Original nötig ist, kommt auf den Zweck an. Behörden verlangen immer das Original, bei Arbeitgebern oder Bank reicht oft eine Kopie.

Verloren? Ersatz kann beim jeweiligen Standesamt beantragt werden. Es speichert Heiratseinträge 80 Jahre lang. Je nach Bundesland liegen die Gebühren zwischen 10 Euro in Sachsen und 14,50 Euro in Hamburg. Wer gewerbliche Urkundenvermittler nutzt, zahlt zusätzlich bis zu 7 Euro Provision, um die Urkunde vom Standesamt weiterzuleiten.

Tipp: Mehr zum Thema Heiraten in unserem Special Was für eine Ehe spricht – und was Unverheiratete wissen sollten.

Scheidungsbeschluss

Wie lange? Lebenslang.

Wofür? Erst mit dem Rechtskraftvermerk des Gerichts – Siegel auf dem Beschluss – ist die Urkunde rechtskräftig und Geschiedene können ihren Namen ändern, sich neu verheiraten und Bankkonten umschreiben lassen. Die Urkunde ist auch im Erbfall wichtig, damit der Ex-Partner als Erbe ausgeschlossen werden kann. Sie muss daher auch einem Nachlassverwalter vorgelegt werden. Das Wichtigste zu Kosten, Kindern und Ehewohnung erklären wir in unserem Special Scheidung: Das Wichtigste zu Kosten, Kindern, Ehewohnung.

Im Original? Beglaubigte Kopie reicht.

Verloren? Das Amts- oder Familiengericht, das die Scheidung ausgesprochen hat, kann das Dokument neu ausstellen. Das kann bis zu sechs Monaten dauern und kostet etwa 30 Euro. Ist das Aktenzeichen bekannt, geht es schneller. Auch Scheidungsanwalt und Ex-Partner haben je eine Ausfertigung.

Schulzeugnisse

Wie lange? Abschlusszeugnisse am Besten für immer.

Wofür? Alle Dokumente über die Ausbildung ab dem 16. Lebensjahr werden für den Rentenantrag gebraucht. Das Abizeugnis muss für einen Studienplatz vorgelegt werden, Abschlusszeugnisse für Ausbildungsplatz oder Bewerbungen.

Im Original? Bei der Rentenversicherung reicht in der Regel eine Kopie, es kann aber auch das Original verlangt werden. Für die Bewerbung an einer Universität reicht eine beglaubigte Kopie aus.

Verloren? Zeugnisse können bei der Schule, die sie ausgestellt hat, neu beschafft werden. Dies dauert meist drei bis vier Wochen. Die Ersatzausfertigung kann bis zu 20 Euro kosten. Abschluss- und Abgangszeugnisse müssen Schulen 50 Jahre lang aufbewahren.

Sozialversicherungsausweis

Wie lange? Wie ein Ausweisdokument lebenslang.

Wofür? Zur Vorlage beim Arbeitgeber für die Anmeldung zur Sozialversicherung.

Im Original? Vielen Arbeitgebern reicht die Angabe der Sozialversicherungsnummer, andere wollen den Ausweis im Original sehen.

Verloren? Wichtig ist, sich die Sozialversicherungsnummer zu notieren − sie steht auch auf der Meldebescheinigung zur Sozialversicherung. Bei Verlust oder Namensänderung können der Rentenversicherungsträger oder die gesetzliche Krankenversicherung einen neuen Ausweis ausstellen.

Meldung zur Sozialversicherung

Wie lange? Der Arbeitgeber übermittelt das Dokument zwar elektronisch an die Rentenversicherung. Aber es ist besser, alle Meldungen aufzuheben, bis der von der Rentenversicherung geschickte Versicherungsverlauf zeigt, dass alles korrekt eingetragen ist und das Konto bei der Rentenversicherung geklärt ist. „Für die gesetzliche Rente ist es sehr wichtig, die Unterlagen selbst zu haben", erklärt Anke Voss vom Bundesverband der Rentenberater. „Der Einzelne ist nachweispflichtig – im Zweifel hilft ein Stück Papier".

Wofür? Der Arbeitgeber verschickt jedes Jahr eine Meldebescheinigung zur Sozialversicherung. Sie ist das Herzstück aller Dokumente und nennt die Höhe des rentenversicherungspflichtigen Gehalts. Die Bescheinigungen sind wichtig für die Berechnung der gesetzlichen Rente. Sie zeigen auch, welches die aktuelle Krankenkasse ist. Das ist nützlich für den Rentenantrag – denn da wird nach Mitgliedschaften bei Krankenkassen gefragt.

Im Original? Eine Kopie reicht aus.

Verloren? Eine Zweitschrift kann der Arbeitgeber erstellen — solange es ihn gibt. Daher empfiehlt es sich, fehlende Papiere so früh wie möglich wiederzubeschaffen und das Konto bei der Rentenversicherung zu klären.

Betriebliche Altersvorsorge

Wie lange? Bis über den Tod hinaus, denn Betriebsrenten enthalten oft Regelungen für Hinterbliebene.

Wofür? Eine Betriebsrente – vom Arbeitgeber ganz oder anteilig finanziert – kommt nicht automatisch zum Kunden. Sie muss in der Regel beantragt werden – im Juristendeutsch heißt das Holschuld. Deshalb sollte der Arbeitnehmer einen Nachweis aufbewahren: Das kann der Arbeitsvertrag sein, ein Auszug aus dem Tarifvertrag, eine Betriebsvereinbarung oder der Chef hat zugunsten des Arbeitnehmers einen Vertrag mit einem externen Versorgungsträger, etwa einem Direktversicherer, geschlossen. Ein Dokument über eine Betriebsrente ist auch im Falle eines Streits wichtig.

Im Original? Eine Kopie reicht oft.

Verloren? Ersatzdokumente beim Arbeitgeber anfordern. Im Fall der Insolvenz des Arbeitgebers werden Unterlagen nur bei Durchführung der Rente über eine Direktzusage, einen Pensionsfonds oder eine Unterstützungskasse beim Pensionssicherungsverein in Köln aufbewahrt.

Gültige Wertpapiere in Papierform

Wie lange? Solange Ansprüche bestehen.

Wofür? Um den Anspruch auf Dividenden, Zinsen, Gewinnbeteiligungen oder die Rückzahlung des Kapitals bei sogenannten Inhaberpapieren geltend zu machen.

Im Original? Unbedingt.

Verloren? Nur wer die Inhaberpapiere hat, kann Rechte daraus geltend machen. Sind sie nicht mehr da, sieht es schlecht aus.

Testament

Wie lange? Es sollte so aufbewahrt werden, dass es im Erbfall gefunden wird. „Es ist dringend zu empfehlen, das Testament in die amtliche Verwahrung beim Nachlassgericht zu geben", rät Jan Bittler von der Deutschen Vereinigung für Erbrecht und Vermögensnachfolge. Dies kostet 93 Euro und schließt die Registrierung im zentralen Testamentsregister der Bundesnotarkammer ein.

Wofür? Nur ein formgerecht verfasstes Testament regelt die Erbfolge im Sinne des Verstorbenen. Auf unserer Themenseite Testament und Erbrecht finden Sie alles, was Sie zum Thema wissen müssen.

Im Original? Eine Kopie reicht nicht aus, „außer es kann bewiesen werden, dass das Original beim Erblasser aus Versehen verloren gegangen ist", sagt Bittler.

Verloren? „Bei Verlust eines Testaments kann der Wunscherbe unter Umständen seine Rechte nicht geltend machen, weil die gesetzliche Erbfolge eintritt." Wiederbeschaffen ist nicht möglich.

Sterbeurkunde

Wie lange? Für immer.

Wofür? Diese amtliche Bescheinigung weist den Todestag eines Menschen aus. Sie wird benötigt für die Abwicklung der Rechtsgeschäfte des Verstorbenen, für die Sozialversicherungen und um einen Erbschein vom Nachlassgericht erstellen zu lassen. Außerdem wird sie zur Vorlage bei Banken und Versicherungen gebraucht.

Im Original? Zur Vorlage braucht man das Papier im Original oder eine beglaubigte Kopie. Am besten gleich fünf bis zehn Exemplare ausfertigen lassen (Gewusst wie: Sterbeurkunde beantragen).

Verloren? Das Standesamt am Sterbeort stellt ein neues Exemplar für 10 Euro aus, jedes weitere kostet 5 Euro. Gebührenfrei für das Sozialamt, für Krankenkasse und Rentenversicherung. Das Standesamt bewahrt Sterbeeinträge 30 Jahre lang auf.

Erbschein

Wie lange? Lebenslang, da selbst nach Abwicklung des Erbes noch Ansprüche anderer Erben aufkommen könnten.

Wofür? Stirbt ein Familienmitglied, müssen sich Angehörige oder andere als Erben legitimieren. Die öffentliche Urkunde vom Nachlassgericht brauchen sie, um Bankkonten oder eine Immobilie im Grundbuch umschreiben zu lassen, um Geld aus einer Lebensversicherung zu erhalten und um Rechtsgeschäfte abzuwickeln, etwa den Mietvertrag des Verstorbenen zu kündigen.

Im Original? Es empfiehlt sich, gleich fünf bis zehn Ausfertigungen erteilen zu lassen, da Erben an verschiedenen Stellen wie Banken, Grundbuchamt oder Versicherungen ein Original vorlegen müssen.

Verloren? Ein Erbschein kann beim Nachlassgericht neu beantragt werden. Die Wartezeit variiert je nach Gericht. Je höher die Erbschaft, desto teurer der Erbschein.

Kirchenbuchauszüge

Wie lange? Lebenslang oder bis zum Austritt aus der Kirche.

Wofür? Wer in der evangelischen Kirche zum Beispiel ein Patenamt übernehmen will, muss Taufe und Konfirmation nachweisen. Gleiches gilt für die kirchliche Trauung.

Im Original? Beglaubigte Kopie reicht auch.

Verloren? In der Kirchengemeinde gibt es kostenlos eine Kirchenbuchurkunde, auch für gesetzliche Vertreter, Ehepartner, Vorfahren, Kinder und Enkel oder Bevollmächtigte. Die Gemeinden zählen Kirchenbücher zu „archivwürdigen Unterlagen, die dauernd aufzubewahren sind", sagt Heike Krohn-Bräuer von der Evangelischen Kirche Berlin-Brandenburg-schlesische Oberlausitz.

GELB: Diese Dokumente eine Zeit lang aufbewahren

Die gelbe Ampel signalisiert: Diese Dokumente müssen Sie nur eine bestimmte Zeit lang aufheben. Darunter fallen zum Beispiel Arbeitsverträge und Gehaltsabrechnungen sowie Steuerunterlagen, Handwerkerrechnungen und Versicherungspolicen. Im Folgenden führen wir alle Dokumente auf, die Sie wegwerfen können, sobald sich die Angelegenheit erledigt hat. Wir erklären, wofür die Dokumente gut sind, wie lange sie aufzubewahren sind, ob eine Kopie reicht – und wie Sie gegebenenfalls das Original wiederbeschaffen können.

Arbeitsvertrag und Arbeitszeugnis

Wie lange? Den aktuellen Arbeitsvertrag mit allen Änderungen, individuellen Abreden, Schreiben des Arbeitgebers, Betriebsvereinbarungen und Tarifverträgen abheften bis zum Jobwechsel oder bis zur Rente. Ist der neue Job bei einer Tochterfirma oder will man später in das Unternehmen zurück, besser den alten Vertrag aufheben. Ansonsten können alte Verträge weg oder digitalisiert werden. Arbeitszeugnisse dagegen besser immer aufheben.
Übrigens: Nicht alles was im Zeugnis nett klingt, ist auch nett gemeint. Mit unserer Übersetzungshilfe entlarven Sie versteckte Kritik.

Wofür? Im Fall einer Kündigung oder bei Streit mit dem Arbeitgeber, zur Rentenklärung oder als Beleg für Betriebsrentenansprüche. Arbeits- und Zwischenzeugnisse sind wichtig für Bewerbungen, Jobwechsel, zum Nachweis von Qualifikationen bei Versetzungen und Aufstiegsmöglichkeiten, aber auch bei betriebsbedingten Kündigungen.
Tipp: Klären Sie bei der Deutschen Rentenversicherung frühzeitig Ihr Konto. Einige Zeiten, etwa die Schulausbildung, fließen nicht automatisch ins Rentenkonto. Je eher Sie sich kümmern, desto leichter sind Nachweise zu beschaffen.

Im Original? Eine Kopie reicht.

Verloren? „Nicht so schlimm", sagt Arbeitsrechtler Alexander Bredereck. „Im Notfall können Arbeitsverhältnis und Lohnhöhe über Gehaltsnachweise oder Kollegenaussagen bewiesen werden oder aber Sie bitten die Personalabteilung, eine Kopie zu machen. Schwieriger ist es, an alte Betriebsvereinbarungen und Tarifverträge zu kommen."

Belege für die Steuererklärung

Wie lange? Auch wenn Belege zur Abrechnung nur selten einzureichen sind – nicht einmal Spendenquittungen und Bankbescheinigungen über Kapitalerträge – sollten Sie diese mindestens bis zum Ablauf eines Jahres nach Erhalt des Steuerbescheids aufheben. Die Beamten können Belege nach wie vor anfordern. Spendenbelege müssen Privatleute nach Zugang des Steuerbescheids ein Jahr lang aufbewahren, Belege über eine Vermietung zehn Jahre und Belege rund ums Haus zwei Jahre lang. Wer mehr als 500 000 Euro im Jahr einnimmt, muss alle Belege sechs Jahre aufbewahren. Für Handwerkerrechnungen gelten eigene Fristen (siehe auch unser Special Handwerker und Haushaltshilfen: Kosten rund ums Heim senken die Steuer).

Wofür? Steuern sparen lohnt sich: Knapp 1 000 Euro beträgt im Schnitt die Erstattung für Arbeitnehmer. Abzüge gibt es etwa für Handwerkerleistungen, Spenden, Gesundheitskosten. Alle Ausgaben müssen auf Nachfrage dem Finanzamt per Rechnung oder Beleg nachgewiesen werden. Anleger müssen zudem Verlustbescheinigungen der Bank einreichen. Ob alle Kapitalerträge erklärt wurden, kann das Amt noch später erfragen.

Im Original? Belege können Sie auch elektronisch übermitteln, etwa eingescannt per E-Mail – das gilt auch für Bankbescheinigungen über gezahlte Kapitalertragsteuer. Um Zahlungen nachzuweisen, brauchen Sie keinen Original-Kontoauszug vorlegen. „Ein PC-Ausdruck aus dem Onlinebanking ist etwa für den Nachweis von Spenden bis 200 Euro ausreichend", sagt Tobias Gerauer von der Lohnsteuerhilfe Bayern.

Verloren? „Bei Verlust wird es sehr schwierig", sagt Gerauer. „Ich würde vom Finanzamt keine große Unterstützung erwarten, da sie schon seit Jahren eingereichte Belege zurückschicken." Allerdings können Sie Rechnungen beim Handwerksbetrieb, Dienstleister oder der Bank neu anfordern.

Lohnsteuerbescheinigung

Wie lange? Ein Jahr nach Erhalt des Steuerbescheids. Dann ist dieser bestandskräftig.

Wofür? Die elektronische Lohnsteuerbescheinigung erhalten Arbeitnehmer jährlich zum Jahresende. Sie brauchen den Ausdruck nur, um zu prüfen, ob der Arbeitgeber korrekte Daten an das Finanzamt übermittelt hat.

Im Original? Kopie reicht.

Verloren? Bei Verlust stellt Ihnen der Arbeitgeber kostenlos eine neue Bescheinigung aus.

Steuerbescheid

Wie lange? Elf Jahre – wegen der zehnjährigen Festsetzungsfrist bei Steuerhinterziehung.

Wofür? Um beim Finanzamt Einspruch einlegen zu können und um Steuerzahlungen und Einkommen nachzuweisen, aber auch zur Vorlage beim Jugendamt für die Berechnung von Kita-Gebühren. Desgleichen für eine Scheidung, Unterhaltsansprüche, Kreditanträge oder für den Antrag auf Baukindergeld. Wenn sie Bafög bentragen, müssen Studierende sogar den Bescheid der Eltern vorlegen.

Im Original? Kopie reicht aus.

Verloren? Finanzämter speichern Steuerbescheide mindestens zehn Jahre lang, meist noch darüber hinaus. In der Regel bekommen Steuerzahler bei Verlust kostenlos eine Kopie zugeschickt.

Tipp: Durchblick verloren?Unser Special über 10 typische Steuerirrtümer bietet Orientierung.

Gehaltsabrechnung

Wie lange? Für das laufende Jahr. Stimmt die elektronische Lohnsteuerbescheinigung des Arbeitgebers am Jahresende, können die monatlichen Abrechnungen weg.

Wofür? Mit der Gehaltsabrechnung lassen sich Arbeitsverhältnisse und Betriebsrentenzahlungen nachweisen. Die monatliche Lohnabrechnung sollten Arbeitnehmer kontrollieren: Stimmen Steuerklasse, Kinderfreibetrag und Religionszugehörigkeit?

Im Original? Kopien reichen.

Verloren? Personalabteilungen erstellen kostenlos Zweitausfertigungen.

Handwerkerrechnungen

Wie lange? Es gelten unterschiedliche gesetzliche Aufbewahrungsfristen. Private Handwerkerrechnungen müssen Sie zwei Jahre lang aufheben – um dokumentieren zu können, dass es sich nicht um Schwarzarbeit handelt. Bei Verstoß droht eine Geldbuße bis zu 500 Euro. Stehen Handwerkerarbeiten im Zusammenhang mit einer Vermietung, ist die Rechnung sogar zehn Jahre lang aufzubewahren. Um bei Mängeln nach Neu- oder Umbau oder Reparatur keine Ansprüche zu verlieren, sollten Sie Rechnungen fünf Jahre aufbewahren.
Übrigens: Die Frist beginnt erst zum Ende des Jahres, in dem die Rechnung gestellt wurde.

Wofür? Für die Steuererklärung, bei Vermietung und für Ansprüche bei Mängeln.

Im Original? Kopie reicht.

Verloren? Zweitausfertigungen können beim Handwerksbetrieb angefragt werden, da dieser die Rechnung für seine Buchführung zehn Jahre aufheben muss. Eventuell helfen Überweisungsbelege oder Kontoauszüge.

Versicherungspolicen

Wie lange? Versicherungsschein und Versicherungsbedingungen mindestens bis zum Vertragsende und weitere drei Jahre bis zum Ende der allgemeinen Verjährungsfrist aufbewahren. Lebensversicherungspolicen sind über den Tod hinaus aufzubewahren, wenn Hinterbliebene daraus eigene Ansprüche geltend machen können. Auszahlungen aus Lebens-und Rentenversicherungen können auch steuer- und erbrechtlich relevant sein. Dann ist es gut, wenn Nachweise vorliegen.

Wofür? Im Zuge der zunehmenden Digitalisierung reichen meist eine Kunden- oder Vertragsnummer, wenn Kunden einen Schaden melden oder eine Leistung beantragen. Für die Auszahlung aus einem Lebensversicherungsvertrag, der in Papierform abgeschlossen wurde, verlangen Versicherer in der Regel den Versicherungsschein – im Verlustfall stellen sie ein Ersatzdokument aus.

Im Original? Das Original oder ein Ersatzdokument sollte im Streitfall vorliegen.

Verloren? Versicherer stellen für alle Versicherungen Zweitdokumente aus.

GRÜN: Diese Dokumente können zeitnah in den Müll

Grünes Licht für die baldige Entsorgung geben unsere Experten nur in einem Fall: Bei Kontoauszügen. Sofort wegschmeißen ist aber auch hier nicht ratsam. Gibt es Streit um Zahlungen oder Anlass zu Reklamationen, sind die Bankauszüge nämlich oft ein wichtiger Beleg.

Kontoauszüge

Wie lange? Eine gesetzliche Aufbewahrungsfrist für Privatleute gibt es nicht. „Es empfiehlt sich aber, die Belege drei Jahre parat zu haben. Das ist die Verjährungsfrist für die meisten Alltagsgeschäfte", rät Anne van Dülmen vom Bundesverband deutscher Banken.

Wofür? Als Nachweis aller Zahlungen vom Girokonto, etwa Miete, Versicherungsbeiträge, Käufe, Zeitungs-Abos.

Im Original? Onlinebanking-Kunden sollten ihre Auszüge regelmäßig als PDF-Datei herunterladen und auf dem heimischen Rechner speichern. Denn Bankkunden mit Onlinekonto können ihre Kontoauszüge zwar in ihrem Postfach abrufen – aber manchmal nur eine Zeit lang. Während der Abruf bei der Berliner Sparkasse zeitlich unbegrenzt möglich ist, werden die Auszüge bei der Postbank nach zwölf Monaten gelöscht.

Verloren? Ältere Auszüge können bis zu zehn Jahren bei den Banken angefordert werden. Je nach Bank kostet das unterschiedlich viel.

Tipps zum Ordnen und Sortieren

Die Ordner quellen über, die Papierstapel werden höher – jetzt heißt es: Aufräumen. Doch „es wird eher zu wenig aufgehoben als zu viel", sagt Christina Georgiadis von der Vereinigten Lohnsteuerhilfe. Statt aus Vorsicht deswegen einfach alles aufzuheben, empfiehlt es sich, systematisch vorzugehen.

Wichtig: Wir nennen die Aufbewahrungsfristen für Privatpersonen, für Selbstständige wie Freiberufler und Gewerbetreibende gelten oft andere, meist längere Aufbewahrungsfristen.

Checkliste für effektives Ordnen

Öffnen Sie jedes Schreiben sofort.
Werfen Sie Werbung gleich weg.
Arbeiten Sie zu Erledigendes zügig ab.
Ordnen Sie die Ablage am besten nach Lebensbereichen, zum Beispiel Haus, Beruf, Rente, Gesundheit, Geldanlage, bei Steuerunterlagen am besten nach Jahren.

Aufräumen ist Typsache

Uns haben Leser häufig gefragt: Was ist das perfekte Ordnungssystem? Nach Stichworten, Jahrgängen oder Alphabet sortieren? Viel sammeln oder großzügig wegwerfen? Doch Ordnung ist Typsache. Sammler fühlen sich ohne viele Unterlagen unsicher, Minimalisten von vielen Ordnern und Dateien erdrückt. Es gibt kein optimales Ordnungssystem für alle. Jeder muss das System entwickeln, das persönlich am besten passt. Es ist ratsam, die gewählte Form der Ablage zunächst eine Zeit lang zu testen und dann – wenn sie funktioniert – konsequent zu befolgen.

Wichtig ist, dass sich zur Not auch andere Personen zurechtfinden. Liegt jemand etwa bewusstlos im Krankenhaus oder stirbt gar überraschend, müssen sich Betreuer oder Hinterbliebene rasch einen Überblick verschaffen. Hier hilft ein Notfallordner (siehe oben, Das Wichtigste in Kürze).

Analog und digital – so archivieren Sie richtig

Für Papierdokumente gibt es bewährte Regeln. Privatleute nutzen je nach Gusto Aktenordner oder Hängeregistraturen in unterschiedlichen Farben. Bei elektronischen Daten sind noch viele Fragen offen: Am besten alles elektronisch speichern? Auf dem Rechner, extern oder in einer Cloud? Elektronisch geführte Akten sind auf jeden Fall auf dem Vormarsch. Oft liegen Dokumente sowohl auf Papier als auch in digitalen Formaten vor. Dateien in unterschiedlichen Formaten wie E-Mails, Fotos, Videos oder Audiomitschnitte sollten aufgehoben werden. Die Vielfalt macht die Archivierung nicht einfacher.

Wie lassen sich Dateien elektronisch über lange Zeit speichern?

Selbst Profis in Behörden und Archiven zerbrechen sich die Köpfe, wie sie elektronische Daten und Dokumente am besten aufbewahren. Einige Dokumente müssen auch bei Privatleuten Jahrzehnte überdauern, weil Arbeitnehmer sie zum Beispiel für den Rentenantrag benötigen. Andere Unterlagen brauchen die Nachfahren, wenn sie sich um das Erbe kümmern müssen.

Jahrzehnte sind eine Ewigkeit im digitalen Zeitalter. Vor wenigen Jahren etwa waren noch Disketten Standard. Heute sind sie nicht mehr auf dem Markt. Die zugehörigen Laufwerke sind nur noch selten zu bekommen.

Dennoch: Privatleute kommen um ein elektronisches Archiv nicht mehr herum und müssen den Überblick bewahren. Das Zugangszertifikat für die elektronische Steuererklärung ist lokal auf dem Rechner abgespeichert, eingescannte Rechnungen liegen in der Cloud, Kontoauszüge im elektronischen Postfach der Bank.

Daten elektronisch zu verwalten bedeutet auch Aufwand

Viele Menschen wollen ihre Papierberge abtragen. Sie erwarten, dass es leichter ist, Dateien zu verwalten als diszipliniert Papiere zu lochen und abzuheften. Diese Hoffnung erfüllt sich aber oft nicht. Denn digitale Dateien haben ihre eigenen Probleme. Zur Sicherheit sollten sie zum Beispiel mehrfach kopiert und regelmäßig auf neue Speichermedien übertragen werden. Bei jedem Rechnerwechsel muss sichergestellt werden, dass alles richtig übertragen wurde und lesbar bleibt.

Elektronische Daten: Doppelt hält besser

Datensicherung: . Machen Sie regelmäßig zwei bis drei Kopien der Daten sowie der Programme, mit denen Sie diese darstellen können, auf verschiedenen Speichermedien. Lagern Sie diese räumlich getrennt, lichtgeschützt und bei konstanter Temperatur, möglichst unter 25 Grad Celsius und bei weniger als 80 Prozent Luftfeuchtigkeit.
Speichermedien: . Externe Festplatten fassen große Datenmengen und sind im Verhältnis zur Leistung oft günstiger als etwa USB-Sticks. Selbst CDs, DVDs und BlueRays halten nur begrenzt. Beim Speichern in einer Cloud geben Sie Ihre Daten aus der Hand. Die Anbieter sitzen oft nicht in Deutschland. Daher gilt auch kein deutsches Datenschutzrecht.
Ordnerstruktur: . Benennen Sie Ordner und Dateien nach einem festen System. Eine chronologische Anzeige erreichen Sie, wenn der Name mit dem Datum im Format JJJJ_MM_TT beginnt. Nutzen Sie einheitliche Bezeichnungen und Abkürzungen in den Dateinamen. Der Inhalt sollte sich alleine anhand des Namens erkennen lassen.

Dateiformate und -eigenschaften. Komprimieren und verschlüsseln Sie Ihre archivierten Daten nicht. Nutzen Sie weit verbreitete, möglichst offen dokumentierte Formate. Das Archivformat „PDF/A" eignet sich auch, wenn wenige E-Mails, gegebenenfalls mit Anhang, dauerhaft gespeichert werden sollen. Es gibt auch spezielle E-Mail-Archivierungsprogramme, um viele E-Mails zu archivieren.

Auf eine Papierablage sollte nicht verzichten werden

Vor allem Urkunden und Dokumente, die ein Leben lang oder darüber hinaus aufbewahrt werden müssen, sollten in Papierform vorhanden sein. Professor Achim Oßwald beschäftigt sich beruflich mit Fragen der persönlichen Langzeitarchivierung. Er warnt auch vor zu viel Vertrauen in die digitale Welt: „Über kurze Fristen wie zwei bis fünf Jahre können wir ziemlich sicher sein, dass die digitale Speicherung funktioniert. Wir wissen aber nicht, ob es über Jahrzehnte funktionieren wird."

Im privaten Bereich gibt es noch weniger Erfahrungen. Bei einigen Dokumenten ist es aber wichtig, sie langfristig und auf Papier aufzuheben, etwa Geburts- oder Heiratsurkunden, Zeugnisse oder Notarverträge. Nur das Original hat volle Beweiskraft, etwa vor Gericht. Der Scan einer Urkunde aus Papier ist kein Original mehr. Richter können ihn anerkennen, müssen es aber nicht.

Dokumente auf Papier: Vor Schimmel schützen

Ordnungssystem: . Es ist Geschmacksache, ob Sie Aktenordner oder Hängeregister nutzen. Es ist sinnvoll, Oberkategorien wie Haus, Finanzen, Auto zu bilden, diese gegebenenfalls in Unterkategorien wie Versicherungen, Banken zu unterteilen und dann etwa die einzelnen Banken alphabetisch oder nach Bedeutung zu sortieren. Notieren Sie Ihr Ordnungssystem an leicht zu findender Stelle, wenn es nicht dem Üblichen entspricht, damit sich auch andere zurechtfinden.
Papier: . Wenn Sie Dokumente ausdrucken oder kopieren, um sie zu archivieren, ist es sinnvoll, auf säurearmes, alterungsbeständiges Papier zu achten. Das Bundesarchiv empfiehlt Papier nach Din EN ISO 9706. Entfernen Sie Klebezettel, Klebestreifen, Büro- und Heftklammern.
Umgebung.: Ideal sind 14 bis 21 Grad Celsius und eine Luftfeuchtigkeit zwischen 30 und 55 Prozent. Ab 60 Prozent steigt die Schimmelgefahr. Schützen Sie Ihre Papierdokumente vor UV-Licht.
Abstand.: Halten Sie, wenn möglich, mindestens 30 Zentimeter Abstand zu Außenwänden und 10 Zentimeter zu Innenwänden und Fußboden.
Behälter.: Geschlossene Stahlschränke eignen sich nicht gut. Besser sind zum Beispiel säurearme, alterungsbeständige Klappdeckelboxen.

Dieses Dateiformat ist empfehlenswert

Archivare setzen bei Texten unter anderem auf eine Archivvariante des Dateiformats PDF, genannt PDF/A. Es bettet zum Beispiel die Schrift und Bilder im Dokument mit ein und lässt es sich auf allen Rechnern anzeigen. Liegt ein Dokument im Format PDF/A vor, lässt sich eher nachweisen, dass es nicht verändert wurde. Dateien in vielen anderen Formaten sind dagegen leicht manipulierbar, wie bei Bürosoftware.

Suchfunktionen ersparen nicht das Strukturieren von Dateien

Prinzipiell ist es möglich, auf die Suchfunktion zu setzen, statt Dateien nach einem festen System zu benennen und zu sortieren. Ob das Arbeit spart, ist aber fraglich. Denn die Suche arbeitet nur dann effektiv, wenn sie die gesuchten Wörter oder Zeichenfolgen nicht nur in Dateinamen, sondern auch in den Dokumenten finden kann. Das wiederum ist nur möglich, wenn das Dateiformat dies ermöglicht. Dafür reicht es nicht, zugeschickte PDF-Dateien einfach abzulegen. Man muss prüfen, ob sie durchsuchbar sind. Sind sie es nicht, müssen sie bearbeitet und in ein durchsuchbares Format gebracht werden.

Wer seine Dateien systematisch ablegt, kann direkter darauf zugreifen. Oßwald stellt einen weiteren Vorteil heraus: „Ist die Ordnerstruktur geschickt gewählt, ist es viel leichter, nicht mehr benötigte Dateien zu löschen."

Informationen zu Dokumenten in den Metadaten ergänzen

Als Metadaten in der Datei selbst. Durch einen Klick mit der rechten Maustaste öffnet sich ein Menü mit dem Unterpunkt „Eigenschaften". Er enthält automatisch erzeugte Angaben, zum Beispiel zum Erstellungsdatum und der Dateigröße. Diese Informationen kann man mit einem Bildanzeige- und Bearbeitungsprogramm ergänzen. Bei Fotos bietet es sich an, die Namen abgebildeter Personen als Metadaten einzufügen. Bei einer eingescannten Urkunde könnte vermerkt sein, wo das Original auf Papier zu finden ist.

Alternativ lassen sich ergänzende Informationen in einer Extradatei erfassen. Diese muss aber immer mit archiviert werden.

Speichermedien gut aufbewahren

Kopien sollten am besten an verschiedenen Orten und nicht nur in der eigenen Wohnung aufbewahrt werden. Sicherer ist es, eine Kopie bei vertrauenswürdigen Personen wie Eltern oder Geschwistern zu hinterlegen.

Das Speichern in einer Cloud empfiehlt Oßwald nur mit Vorbehalt und nur dann, wenn es Kopien auf anderen Speichermedien gebe. Er hält es für essenziell, sich die Allgemeinen Geschäftsbedingungen der Cloud-Anbieter anzusehen und einen aus dem deutschen oder europäischen Rechtsbereich zu bevorzugen, weil dann deutsches oder europäisches Datenschutzrecht gilt.

Wichtig: Was passiert, wenn der Anbieter aufgekauft oder insolvent wird? Werden Kunden informiert, wie lange sie dann noch auf die Daten zugreifen können? Wer darf auf die Daten zugreifen? „In den USA haben die US-Geheimdienste ein Zugriffsrecht", betont Oßwald. Das sollten sich Kunden klarmachen, die etwa Dropbox verwenden. Wir haben Cloud-Dienste getestet, Tipp: Der Beste kommt aus Deutschland.

Dateien besser nicht verschlüsseln

„Verschlüsselung vermeiden", das ist der klare Rat Oßwalds bei der Langzeitarchivierung – außer in einer Cloud. Je mehr Zeit vergeht, desto höher ist das Risiko, dass der Schlüssel später nicht mehr verfügbar ist. Bei Geräten wie Tablet oder Smartphone, die momentan im Einsatz sind, hält der Experte eine Verschlüsselung dagegen für sinnvoll, weil die Geräte auch mal verloren gehen können.

Nicht alles muss aufgehoben werden

Schon allein wegen des Aufwands muss nicht jedes Dokument ins Langzeitarchiv. Oßwald rät dazu, sich eine Art Ritual zu überlegen, um regelmäßig Ordner auszumisten. Zweifelsfälle könnten in einen Ordner mit dem Namen „Unklar" geschoben werden, „sie können meist gelöscht werden, wenn sie über lange Zeit nicht gebraucht wurden."

Einfach Textdateien halten oft am längsten

Bisherige Erfahrungen sprächen dafür, in einfachen Textdateien mit wenig Struktur zu archivieren. Dateien, die vor 20 oder 30 Jahren so erstellt wurden, ließen sich noch mit jedem Editor lesen. Verbreitete Dateiformate bieten die Chance, lange genutzt werden zu können.

Nur das regelmäßige Umkopieren auf aktuelle Speichermedien bietet eine gewisse Sicherheit. Das machen auch professionelle Rechenzentren so. Sehr langlebig ist Mikrofilm, aber dabei werden normalerweise Daten analog und nicht digital gespeichert.

Dieses Special ist erstmals am 23. Juni 2016 auf test.de erschienen. Es wurde seitdem mehrfach aktualisiert, zuletzt am 4. November 2020.